إدخال قيد مركب:
(الوصول إلى النافذة: قائمة قيود >> إدخال قيد مركب)
من الممكن أن يتضمن أكثر من عملية محاسبية في المدين أو الدائن. يظهر رقم القيد بشكل تلقائي, إذا كان لديك 5 قيود سابقة, تظهر النافذة برقم قيد 6 لإدخال العمليات المحاسبية, نحدد التاريخ أيضاً, ومجرد وضع رقم الحساب يظهر اسم الحساب بشكل آلي, والشرح مثلاً فاتورة مردود مبيعات. والتعادل إذا كان هناك عملات أجنبية. ثم اضغط حفظ أو طباعة إذا أردت.
وبالإمكان القيام بكافة العمليات المحاسبية من خلال هذا القيد بالنسبة للمختصين.
ملاحظة: في حقل رقم أواسم الحساب, يمكن البحث عن رقم أو اسم حساب معين بالضغط بزر الماوس اليميني ثم اختيار بحث أو الاختصار F6, يظهر مربع حوار كما هو موضح في الصور.
إدخال قيد بسيط:
(الوصول إلى النافذة: قائمة قيود >> ادخال قيد بسيط)
أبسط القيود المحاسبية, تتضمن رقم القيد الذي يظهر بشكل تلقائي إذا كان لديك 7قيود سابقة يظهر القيد الجديد برقم8, والمبلغ, وحسابين فقط مدين(من حساب) ودائن(إلى حساب), وكذلك مركز التكلفة إن وجد (والذي يقصد به أي أصل تمتلكه الشركة وتقوم بالصرف عليه وكذلك يحقق لها إيرادات كالسيارات التي تقوم بتأجيرها مثلاً) والبيان والذي يقصد به شرح القيد, والتاريخ والعملة ثم تخزين.
ملاحظة: بالضغط على العدسة الموجودة بجانب كل حقل (مثل من حساب) يمكنك البحث عن الحسابات وبالتالي الاختيار منها.
حركة الصندوق اليومية:
(الوصول إلى النافذة: قائمة قيود >> حركة الصندوق اليومية)
عملية شبه آلية تظهر جميع حركات الصندوق في تاريخ محدد, وذلك من خلال نافذتين, حدد في النافذة الأولى حساب الصندوق(رمزه) تاريخ الحركة وعملة الحركة ثم إظهار.
تُظهر النافذة الثانية جميع المقبوضات والمدفوعات التي دخلت وخرجت من وإلى الصندوق, وكذلك اسم ورمز الحساب ومجموع الحركة ورصيد الحركة ورصيد الصندوق هل دائن أم مدين في ذلك التاريخ الذي حددناه من النافذة السابقة ثم تخزين. وبالإمكان الطباعة أو المعاينة.
مشتريات/ خدمات عند الغير:
(الوصول إلى النافذة: قائمة قيود >> مشتريات/ خدمات عند الغير)
من الممكن أن تحتاج لإدخال قيد يتعلق بشراء صنف ما من مورد محدد, تتيح لك هذه النافذة في برنامج المحاسبة من ألفا سوفت هذا الخيار, قم بكتابة اسم المورد المُعرف سابقاً في شجرة الحسابات والقيمة المضافة اختارها نسبة أساسية والتاريخ والبيان لتوضيح سبب الشراء ومبلغ الخصم إن وجد والمبلغ الإجمالي والصافي أي المبلغ الإجمالي مطروح منه قيمة الخصم, و إذا تم الدفع بشكل نقدي كامل المبلغ الباقي يكون صفر, وكافة التفاصيل الموضحة في النافذة كالضريبة ومركز التكلفة والدفعة إذا كان الدفع سيتم عبر دفعات ثم تخزين.
ملاحظة: بالضغط على العدسة الموجودة بجانب اسم المورد ومركز التكلفة يمكنك البحث عن مورد محدد أو مركز تكلفة محدد والاختيار منها بسهولة.
مبيعات /خدمات للغير:
(الوصول إلى النافذة: قائمة قيود >> مبيعات / خدمات للغير)
من الممكن أن تحتاج لإدخال قيد يتعلق ببيع صنف ما إلى عميل محدد, تتيح لك هذه النافذة هذا الخيار, ضع اسم العميل المعرف سابقاً والقيمة المضافة قم باختيارها نسبة أساسية والتاريخ والبيان لتوضيح سبب الشراء ومبلغ الخصم إن وجد والمبلغ الإجمالي والصافي أي المبلغ الإجمالي مطروح منه قيمة الخصم, و إذا تم دفع كامل المبلغ بشكل نقدي الباقي يكون صفر, وكافة التفاصيل الموضحة في النافذة كالضريبة ولتكن 10 ومركز التكلفة, والدفعة إذا كان الدفع سيتم عبر دفعات ثم تخزين.
ملاحظة: بالضغط على العدسة الموجودة بجانب اسم العميل ومركز التكلفة يمكنك البحث عن عميل محدد أو مركز تكلفة محدد والاختيار منها بغاية السهولة.
القيد الافتتاحي:
(الوصول إلى النافذة: قائمة قيود >> القيد الافتتاحي)
أول قيد يتم تسجيله عند البدء باستخدام البرنامج سواء كانت نهاية السنة المالية وتود تدوير الأرصدة لبداية السنة الجديدة, أو شراء البرنامج للمرة الأولى واستخدامه أو تأسيس المشروع ويظهر القيد برقم 1 حصراً والفرق بينه وبين باقي القيود أنه من الممكن بالقيد الافتتاحي لا تتساوى قيمة المدين والدائن, مثلا رأس المال نصفه من المساهمين والنصف الآخر لم يحدد بالضبط حتى الان, ويظهر التاريخ بشكل تلقائي ببداية العام (1\1).
اكتب المبلغ المدين وكذلك الدائن ورقم الحساب وتلقائياً يظهر اسم الحساب عند إضافة رقمه, والبيان أي الشرح وكذلك التاريخ, وسعر التعادل إذا كان هناك عملات أجنبية, يظهر مجموع الرصيد المدين والدائن بمربعي حوار أسفل يمين النافذة والمربع الاخر(الظاهر برقم صفر) وهو الفرق بين الرصيدين المدين والدائن إن وُجد وإذا كان المدين أقل من الدائن يظهر الفرق سالب, ثم اضغط على تخزين لحفظ القيد.
سندات القبض:
(الوصول إلى النافذة: قائمة قيود >> سندات القبض)
وتتألف من ثلاث خيارات:
إدخال سند قبض نقدي: نقوم بإدخال هذا القيد عند استلام قيمة السندات المستحقة القبض مباشرة وبشكل نقدي من حساب العميل إلى الصندوق. قم بادخال كافة التفاصيل كما هو موضح في النافذة, المبلغ والحساب أي حساب الزبون الذي سيُسدد قيمة السند والخصم الممنوح له إذا أردنا تقديم خصم له والعملة وبيان الخصم لتوضيح سببه والصافي أي المبلغ الإجمالي مطروح منه قيمة الخصم ثم تخزين. وحصراً هنا حساب الصندوق لأن الدفع كما ذكرنا نقدي.
ملاحظة: بالضغط على العدسة الموجودة بجانب الحساب يمكنك البحث عن حساب محدد والاختيار منها بغاية السهولة.
إدخال سند قبض شيك: قم بإدخال هذا القيد عند استلام قيمة السندات المستحقة القبض عن طريق شيك من الزبون إلى حساب شيكات برسم التحصيل, نضع كافة التفاصيل كما هو موضح في النافذة, المبلغ والحساب أي حساب الزبون الذي سيسدد قيمة السند والخصم الممنوح والعملة وبيان الخصم لتوضيح سبب الخصم والصافي أي المبلغ الإجمالي مطروح منه قيمة الخصم ثم تخزين. بالإضافة إلى رقم الشيك والعنوان.
ملاحظة: بالضغط على العدسة الموجودة بجانب الحساب يمكنك البحث عن حساب محدد والاختيار منها بغاية السهولة.
تحصيل الشيكات: نُدخل في هذه النافذة عملية تحصيل شيك اُستحق قبضه بوقت معين ولم يتم قبضه, نضع كافة التفاصيل المتعلقة بتحصيل الشيك, كالمبلغ و رقم القيد والتاريخ. في مربع من حساب نضع الصندوق لأن الأموال ستدخل إلى الصندوق, وفي مربع إلى حساب اكتب شيكات برسم التحصيل لأن الشيك سُدد. وكذلك طريقة التحصيل هل قبضنا قيمة الشيك أم ألغيناه؟ أما التجيير المقصود به نقل استحقاق الشيك لطرف اخر يقبض ثمنه. ورقم الشيك والعنوان والبنك والاستحقاق أي التاريخ الذي كان يتوجب على العميل تسديد قيمة الشيك فيه. والعمولة إذا كنا سنأخذ مبلغ إضافي عن قيمة الشيك وبيان العمولة أي توضيح سببها مثلاً بسبب تأخير الدفع. ثم تخزين
ملاحظة: بالضغط على العدسة الموجودة بجانب من حساب وإلى حساب وحساب العمولة يمكنك البحث عن حساب محدد والاختيار بغاية السهولة.
سندات الصرف:
(الوصول إلى النافذة: قائمة قيود >> سندات الصرف)
وتتألف من ثلاث خيارات:
إدخال سند صرف نقدي: قم بإدخال هذا القيد عند دفع قيمة السندات المستحقة الدفع مباشرةً وبشكل نقدي من الصندوق إلى المورد, نضع كافة التفاصيل كما هو موضح في النافذة, المبلغ والحساب أي حساب المورد الذي سنسدد قيمة السند له والخصم المكتسب إذا أراد المورد تقديم خصم لنا والعملة وبيان الخصم لتوضيح سببه والصافي أي المبلغ الإجمالي مطروح منه قيمة الخصم ثم تخزين. وحصراً هنا حساب الصندوق لأن الدفع كما ذكرنا نقدي.
ملاحظة: بالضغط على العدسة الموجودة بجانب الحساب وحساب الخصم يمكنك الضغط عليها والبحث عن حساب محدد والاختيار بغاية السهولة.
إدخال سند صرف شيك: نقوم بإدخال هذا القيد عند تسليم قيمة السندات المستحقة الدفع عن طريق شيك. نضع كافة التفاصيل كما هو موضح في النافذة, المبلغ والحساب أي حساب المورد الذي سنسدد قيمة السند له وحساب الشيكات يكون شيكات برسم التسديد والخصم المكتسب والعملة وبيان الخصم لتوضيح سبب الخصم والصافي أي المبلغ الإجمالي مطروح منه قيمة الخصم ثم تخزين. بالإضافة إلى رقم الشيك والعنوان.
استحقاق شيك مؤجل: نُدخل في هذه النافذة عملية تسديد شيك استُحق تسديده بوقت معين ولم يتم, نضع كافة التفاصيل المتعلقة بتسديد الشيك, كالمبلغ و رقم القيد والتاريخ. في مربع من حساب نضع شيكات برسم التسديد, وفي مربع إلى حساب اكتب الصندوق لأن الأموال ستخرج من الصندوق. وكذلك طريقة التحصيل هل سددنا قيمة الشيك أم ألغاه المورد, أما التجيير والمقصود به نقل استحقاق الشيك لطرف اخر يقبض ثمنه. ورقم الشيك والعنوان والبنك و الاستحقاق أي التاريخ الذي كان يتوجب عليّ تسديد قيمة الشيك فيه. والعمولة إذا كنا سندفع مبلغ إضافي عن قيمة الشيك وبيان العمولة أي توضيح سببها مثلاً بسبب تأخير الدفع. ثم تخزين
ملاحظة: بالضغط على العدسة الموجودة بجانب من حساب وإلى حساب وحساب العمولة يمكنك البحث عن حساب محدد والاختيار بغاية السهولة.
إدخال أمر قبض :
(الوصول إلى النافذة: قائمة قيود >> ادخال أمر قبض)
يمكن من خلاله القيام بعدة عمليات قبض وعادة يكون له دورة مستندية في المنشأة كأن يطلب مدير الحسابات بالقبض من عدة جهات بأمر واحد.
ندخل كافة التفاصيل المتعلقة بالعملية المحاسبية كما هو موضح في النافذة, المبلغ ورقم الحساب وكما ذكرنا سابقاً مجرد إدخال رقم الحساب يظهر اسم الحساب بشكل تلقائي والتاريخ والعملة ورقم الأمر أعلى النافذة يظهر بشكل آلي إذا كان لدينا 3 أوامر سابقة يظهر برقم4 والحساب والبيان أي شرح أمر القبض لماذا نحرره, ثم تخزين أو معاينة أو طباعة. والأسهم التي تظهر أسفل يسار النافذة هي للتنقل بين أوامر القبض المخزنة في البرنامج.
ملاحظة: في حقل رقم أواسم الحساب, يمكن البحث عن رقم أو اسم حساب معين بالضغط بزر الماوس اليميني ثم اختيار بحث أو الاختصار F6, يظهر مربع حوار يمكّنك من البحث عن حساب معين.
إدخال أمر صرف:
(الوصول إلى النافذة: قائمة قيود >> ادخال أمر صرف)
ويتألف من خيارين:
إدخال أمر صرف نقدي: يمكن من خلاله القيام بعدة عمليات صرف وعادة يكون له دورة مستندية في المنشأة كأن يطلب مدير الحسابات بالصرف من الصندوق إلى عدة جهات بأمر واحد.
أدخل كافة التفاصيل المتعلقة بالعملية المحاسبية كما هو موضح في النافذة, المبلغ ورقم الحساب وكما ذكرنا سابقاً مجرد إدخال رقم الحساب يظهر اسم الحساب بشكل تلقائي والتاريخ والعملة ورقم الأمر أعلى النافذة يظهر بشكل آلي إذا كان لدينا 3 أوامر سابقة يظهر برقم 4, والصندوق لأننا سنقوم بالصرف من الصندوق حيث أنه نقدي والبيان أي الشرح لماذا نحرر امر الصرف هذا, ثم تخزين أو معاينة أو طباعة. والأسهم التي تظهر أسفل يسار النافذة هي للتنقل بين أوامر الصرف المخزنة في البرنامج.
ملاحظة: في حقل رقم أواسم الحساب, يمكن البحث عن رقم أو اسم حساب معين بالضغط بزر الماوس اليميني ثم اختيار بحث أو الاختصار F6.
إدخال أمر صرف شيك: يمكن من خلاله القيام بعدة عمليات صرف عن طريق شيك وعادة يكون له دورة مستندية في المنشأة كأن يطلب مدير الحسابات بالصرف من حساب البنك إلى عدة جهات بأمر واحد.
أوراق القبض:
(الوصول إلى النافذة: قائمة قيود >> أوراق القبض)
وتتألف من خيارين تعريف وتحصيل أوراق القبض:
تعريف أوراق القبض: هي عبارة عن أوراق تجارية (كمبيالة) مكتوبة من قبل الشركة لتحصيل مبلغ معين من المشتري أوالزبون. وهنا مرحلة تعريفها أوتسجيلها أي إدخال كافة التفاصيل المتعلقة بها وذلك لاستحقاقها لاحقاً.
حدد رقم السند والذي يظهر بشكل تلقائي إذا كانت لدينا 3سندات سابقة يظهر برقم4, المبلغ, حساب السند نضعه كمبيالات برسم التحصيل مثلاً, وحساب الزبون, والبيان أي سبب تعريف ورقة القبض هذه, اسم الصنف أي المنتج الذي أخذه الزبون ونكتب ورقة هذه من أجل سداد قيمته من خلالها لاحقاً في التاريخ الذي سنسجله فيها. نحدد طريقة الدفع مثلاً شيك أو نقدي, عدد الأقساط إذا كان القبض سيتم عبر دفعات وليس دفعة واحدة وبالتالي نحدد مبلغ كل دفعة وتاريخ استحقاقها ومتى آخر قسط وكذلك نوضح الكمية التي قام بأخذها الزبون من الصنف ولتكن 10, وكذلك تاريخ السداد لدينا خيارين نختار واحد منهم هل يوم محدد من الشهر أم آخر الشهر. ثم نضع تخزين أو طباعة أو معاينة لمشاهدة ورقة القبض كيف ستظهر في الطباعة. والأسهم التي تظهر أسفل يسار النافذة هي للتنقل بين أوراق القبض المعرفة والمخزنة في البرنامج.
ملاحظة: بالضغط على العدسة الموجودة بجانب حساب السند وحساب الزبون يمكنك البحث عن حساب محدد والاختيار بغاية السهولة.
تحصيل أوراق القبض: عندما يقوم الزبون بتسديد قيمة ورقة القبض أو دفعة منها, نقوم بتحرير هذا القيد.
رقم العملية والذي يظهر بشكل تلقائي إذا كانت لدينا عمليات سابقة تظهر برقم4, نحدد المبلغ المقبوض, من حساب وليكن الصندوق الذي قام بقبض قيمة الورقة, إلى حساب الزبون الذي سدد قيمة الورقة, والبيان أي الشرح والتوضيح, وكذلك طريقة التحصيل هل قبضنا قيمة السند أم ألغيناه؟ أما التجيير المقصود به نقل استحقاق السند لطرف اخر يقبض ثمنه. والعملة, وقيمة السند بشكل عام كامل المبلغ, والمبلغ المسدد أي دفعة منه أم كامله, والمبلغ الباقي إذا كان التسديد دفعة, والعمولة إذا أردنا قبض عمولة إضافية فوق قيمة السند وبيان سببها. ثم نضع تخزين أو طباعة أو معاينة لمشاهدة ورقة القبض كيف ستظهر في الطباعة. والأسهم التي تظهر أسفل يسار النافذة هي للتنقل بين أوراق القبض المحصلة والمخزنة في البرنامج.
ملاحظة: بالضغط على العدسة الموجودة بجانب من حساب وإلى حساب وحساب العمولة يمكنك البحث عن حساب محدد والاختيار بغاية السهولة.
أوراق الدفع:
(الوصول إلى النافذة: قائمة قيود >> أوراق الدفع)
وتتضمن خيارين تعريف وتسديد أوراق الدفع:
تعريف أوراق الدفع: هي عبارة عن أوراق تجارية(كمبيالة) مكتوبة من قبل المورد لتسديد مبلغ معين من مؤسستي له.
حدد بهذه النافذة كافة التفاصيل المتعلقة بالتعريف, رقم السند والذي يظهر بشكل تلقائي إذا كانت لدينا 3سندات سابقة يظهر برقم4, المبلغ والعملة, حساب السند نضعه كمبيالات برسم التسديد مثلاً, وحساب المورد, والبيان أي سبب تعريف ورقة الدفع هذه, عدد الأقساط إذا كان الدفع سيتم عبر دفعات وليس دفعة واحدة وبالتالي نحدد مبلغ كل قسط وتاريخ استحقاقها وآخر قسط. ثم نضع تخزين أو طباعة أو معاينة لمشاهدة ورقة الدفع كيف ستظهر في الطباعة. والأسهم التي تظهر أسفل يسار النافذة هي للتنقل بين أوراق الدفع المعرفة والمخزنة في البرنامج.
ملاحظة: بالضغط على العدسة الموجودة بجانب حساب السند وحساب المورد يمكنك البحث عن حساب محدد والاختيار بغاية السهولة.
تسديد أوراق الدفع: عندما نقوم بتسديد قيمة ورقة الدفع أو قسط منها.
رقم العملية والذي يظهر بشكل تلقائي إذا كانت لدينا عمليات سابقة تظهر برقم4, نحدد المبلغ المدفوع, من حساب وليكن كمبيالات برسم التسديد, إلى حساب الصندوق الذي سدد قيمة الورقة, والبيان أي الشرح والتوضيح, وكذلك طريقة التحصيل هل سندفع قيمة الورقة أم ألغيت؟ أما التجيير المقصود به نقل استحقاق الورقة لطرف اخر ندفع له ثمنها. والعملة, وقيمة السند بشكل عام كامل المبلغ, والمبلغ المسدد أي دفعة منه أم كامله, والمبلغ الباقي إذا كان التسديد دفعة, والعمولة إذا قمنا بدفع عمولة إضافية فوق قيمة السند وبيان سببها. ثم نضع تخزين أو طباعة أو معاينة لمشاهدة ورقة الدفع كيف ستظهر في الطباعة. والأسهم التي تظهر أسفل يسار النافذة هي للتنقل بين أوراق الدفع المسددة والمخزنة في البرنامج.
ملاحظة: بالضغط على العدسة الموجودة بجانب من حساب وإلى حساب وحساب العمولة يمكنك البحث عن حساب محدد والاختيار بغاية السهولة.
أقساط الاهتلاك:
(الوصول إلى النافذة: قائمة قيود >> أقساط الاهتلاك)
يقصد بها تسجيل قيمة أقساط الاهتلاك الشهرية أو السنوية للأصول كالأثاث أو السيارات, أي بعد حساب العمر الافتراضي لها ومعرفة القيمة الدفترية, وللكتابة في أقساط اهتلاك يجب أولاً: الذهاب الى الحسابات ثم إلى ادخال الأصول الثابتة ثم تعريف الأصل وتفاصيله(وليكن سيارة) (سنشرح هذه العملية عند شرح قائمة الحسابات)، بعدها يمكن حساب أقساط اهتلاك هذا الأصل. نضع تاريخ احتساب الاهلاك والاسم التوصيفي مثلا سيارة وقيمة الشراء(القيمة الفعلية) والقيمة الدفترية(القيمة الفعلية ناقص تكاليف اهتلاكه الشهرية أو انخفاض سعره في السوق) ونحدد تاريخ اخر قسط والقسط الشهري الذي ندفعه كل شهر والحالي الذي قمنا بدفعه الآن ثم ترحيل. يوجد بهذه النافذة أيضاً مجموعة من الاختصارات الموضحة f9جديد, f8تخزين, f2بحث, f10حذف.
قيود فرق القطع:
(الوصول إلى النافذة: قائمة قيود >> قيود فرق القطع)
هي قيود لتسوية فرق العملة الأجنبية مع العملة المحلية المضافة في البرنامج، ويمكن استخدامها كل فترة أو بنهاية السنة، المهم لن تقفل الميزانية بدونها.
نضع حساب فرق القطع فروقات صرف عملات واسم العملة مثلا دولار(يجب أن يكون معرف مسبقاً في البرنامج) والتاريخ و رقم العملة واسمها و آخر سعر لها ثم انشاء.
ملاحظة: بجانب حقل اسم الحساب وحساب فرق القطع توجد عدسة المجهر بالضغط عليها يمكنك البحث عن الحسابات بغاية البساطة.
إشعار خصم :
(الوصول إلى النافذة: قائمة قيود >> اشعار خصم)
عند منح خصم للزبون نضيف في هذه القائمة قيمة الخصم وحساب الزبون والبيان لتوضيح سبب الخصم والخصم الممنوح والذي يظهر بشكل تلقائي وكافة التفاصيل من التاريخ ورقم القيد كما هو موضح في النافذة. ثم تخزين أو طباعة أو معاينة.
ملاحظة: العدسة الموجودة في حقل حساب الزبون وحساب الخصم تمكنك من البحث عن الحسابات بغاية السهولة.
ترحيل يومية فندق:
(الوصول إلى النافذة: قائمة قيود >> ترحيل يومية فندق)
عندما يكون هناك ربط لبرنامج المحاسبة مع برنامج الفنادق والمقدمان من الفا سوفت (قم بتعريف الفندق الذي تريد ربطه مع برنامج المحاسبة من قائمة ملف >> تعريف الفنادق) قم بترحيل يومية الفندق إلى البرنامج المحاسبي من خلال هذه النافذة. ضع اسم الفندق وتاريخ الترحيل والتاريخ الفندقي والمدين والدائن ورقم واسم الحساب والبيان أي الشرح.
ترحيل جدول رواتب:
(الوصول إلى النافذة: قائمة قيود >> ترحيل جدول رواتب)
قم بإنشاء ملف الرواتب من خلال قائمة ملف >> خيارات عامة >> رواتب العمال.
تستخدم هذه النافذة في الربط بين نظام شؤون الموظفين ونظام المحاسبة, وهل تريد الاستعلام عموماً عن جدول الرواتب أو تحضيره.
حدد تاريخ الترحيل و الشهر ثم بالضغط على استعلام أو تحضير يظهر هنا الأرصدة المدينة والدائنة واسم ورقم الحساب ثم ترحيل.