إنشاء ملف جديد:
(الوصول إلى النافذة من خلال قائمة ملف>>إنشاء ملف جديد)
عند بداية استخدامك لنظام المحاسبة والمستودعات من ألفا سوفت أو عندما تريد إضافة قاعدة بيانات جديدة للبرنامج ستقوم بإنشاء ملف جديد كخطوة أولى, وذلك من خلال عدة نوافذ متتالية. تتضمن النافذة الأولى معالج الانشاء, أي إعطاءك إشعار أنه يمكنك الآن إنشاء قاعدة بيانات إذا كنت متأكد فاضغط على التالي.
أما النافذة الثانية تعريف الملف والتي تتطلب تحديد عنوان الملف والسنة المالية وتاريخ بداية المدة (1\1) وتاريخ نهاية المدة (31\12)
ثم نوع نظام قاعدة البيانات من النافذة الثالثة قم باختيار sql server وهو يمكّن الشركات الكبيرة من تخزين البيانات وحفظها وبالتالي يعتبر الخيار الأفضل.
وبعد ذلك النافذة الرابعة نوع الاتصال مع قاعدة البيانات وليكن عن طريق مخدم الشبكة, (الملف الافتراضي: يعني تقسيم الخادم الأساسي للشبكة إلى أكثر من مخدم, أما عميل على الشبكة: أي نظام يتعامل مع نظام حاسوب آخر من أجل الحصول على خدمة عن طريق شبكة)
ومن خلال النافذة الخامسة تعريف قاعدة البيانات نختار اسم مخدم الشبكة وعنوان قاعدة البيانات التي نقوم بإنشائها الآن ومكان تخزين الملف ومكان النسخة الاحتياطية.
ثم نقوم في النافذة السادسة بتحديد العملة الافتراضية ورمزها وأجزاء العملة.
في النافذة التالية نختار دليل الحسابات الافتراضي هل نريد دليل فارغ أو مبسط أو تجاري أو أياً كان من خيارات الأدلة الأخرى الموضحة هنا في النافذة السابعة الدليل الفارغ الخيار الأفضل يمتلك مرونة يمكّنك من القيام بكافة العمليات.
ثم نحدد خصائص الملف أي العمليات التي نريد استخدامها في قاعدة البيانات هذه في النافذة الثامنة نحدد كافة الخيارات.
ومن خلال خيارات عامة الموضحة في النافذة التاسعة قم بتحدد التاريخ ميلادي أو هجري وشكل التاريخ في التقارير وكذلك شكل الوقت في التقارير ودقة حقل السعر وهل تريد استخدام الفاصلة الألفية أم لا؟ إن كنت تود استخدامها اضغط على المربع الفارغ بجوارها.
النافذة العاشرة نحدد المخزن الافتراضي وليكن المخزن الرئيسي والمجموعة الافتراضية ولتكن الأصناف.
وفي الخطوة قبل الأخيرة نكتب اسم المستخدم وكلمة المرور وتأكيدها.
ثم إنشاء الملف كمرحلة أخيرة.
قائمة الملفات:
(الوصول إلى النافذة من خلال قائمة ملف>>قائمة الملفات).
يُظهر هذا التبويب قائمة بقواعد البيانات المثبتة في البرنامج لديك, نختار القاعدة المراد فتحها نكتب اسم المستخدم وكلمة المرور ثم موافق, ومن خلال هذه القائمة الظاهرة لدينا يمكنك تحديد قاعدة بيانات محددة كافتراضية, أي عند فتح البرنامج تظهر هذه القاعدة تلقائياً.
إغلاق ملف:
(الوصول إلى النافذة من خلال قائمة ملف >> إغلاق ملف)
وهذا للقيام بإغلاق الملف المفتوح, إذا كنت تريد الاغلاق فاضغط موافق في النافذة الظاهرة.
إجراء نسخة احتياطية: (الوصول إلى النافذة من خلال قائمة ملف >> إجراء نسخة احتياطية)
إذا كنت تريد إنشاء نسخة احتياطية تصلك يومياَ إلى بريدك الالكتروني من كافة العمليات التي قام بها المستخدم أو المستخدمون في قاعدة بيانات ما, فمن خلال النافذة الظاهرة حدد بريدك الالكتروني ثم اختار تنفيذ.
ملاحظة: وعند اغلاق البرنامج سيظهر ذات الخيار إذا ما كان المستخدم يريد إرسال نسخة احتياطية الى البريد الالكتروني المحدد مسبقاً أم لا.
استرجاع النسخة الاحتياطية: (الوصول إلى النافذة من خلال قائمة ملف >> استرجاع النسخة الاحتياطية)
إذا قمت بإرسال نسخة احتياطية إلى بريد الكتروني و أردت استرجاعها لأي خطأ كان, من هذه النافذة ضع اسم الملف أو اضغط على النقاط الثلاثة بجانب مربع الحوار فتظهر قائمة بالملفات ثم استرجاع.
تصدير (الوصول إلى النافذة من خلال قائمة ملف >> تصدير) تتضمن خيارين:
تصدير قاعدة البيانات: إذا كنت تريد تصدير قاعدة البيانات لديك إلى مكان ما في حاسوبك, اختار ذلك المجلد من خلال الضغط على هذه النقاط بجانب مربع الحوار الظاهر (تصدير إلى) فتظهر الخيارات المتاحة ويظهر المسار ثم اضغط تصدير وللتراجع عن العملية اضغط إغلاق.
تصدير ملف اللصاقات: يقصد بها لصاقات الباركود الخاصة بمنتج ما لا يملك باركود خاص به, فمن خلال برنامجنا يمكنك القيام بتصميم لصاقة باركود خاصة بكل منتج, وعند طباعة فاتورة مثلاً يظهر هذا الباركود تلقائياً. ومن خلال التصدير يمكنك إرسال نسخة من اللصاقات الخاصة بالمنتجات في برنامجك لمجلد ما في حاسوبك, تختار المكان المراد تصدير نسخة إليه من مربع حوار(تصدير إلى) ثم اضغط على تصدير وللتراجع اضغط اغلاق.
استيراد:
(الوصول إلى النافذة من خلال قائمة ملف >> استيراد)
تتضمن خيارين:
استيراد قاعدة البيانات: إذا كان لديك بيانات في ملف اكسل يمكنك استيرادها للبرنامج, اكتب في هذا الحقل اسم الملف وحدد المدى مثلاً من ورقة1 إلى ورقة 4, حدد الصفوف القصوى المراد استيرادها وليكن 15صف, ثم استيراد البيانات (Import data).
استيراد ملف اللصاقات: إذا كان ملف اللصاقات في مجلد ما في حاسوبك فيمكنك تحديد اسم المجلد في مربع حوار (استيراد من) أو بالضغط على النقاط المجاورة فتظهر قائمة المجلدات التي من الممكن الاستيراد منها, ثم اضغط على استيراد كخطوة أخيرة.
تغيير مستخدم:
(الوصول إلى النافذة من خلال قائمة ملف >> تغيير مستخدم)
قد يكون هناك أكثر من مستخدم على برنامج المكاتب الخلفية مثل (دوام صباحي لموظف ودوام مسائي لموظف آخر) وبالتالي للتغيير بين المستخدمين, نحدد اسم المستخدم وكلمة المرور ثم موافق.
تغيير كلمة مرور:
(الوصول إلى النافذة من خلال قائمة ملف >> تغيير كلمة مرور)
بإمكان مستخدم برنامج ألفا سوفت للمحاسبة تغيير كلمة المرور الخاصة به, قم بإدخال اسم المستخدم القديم وكذلك كلمة المرور, ثم اكتب كلمة المرور الجديدة وقم بتأكيدها, ثم اضغط تغيير.
إدارة المستخدمين:
(الوصول إلى النافذة من خلال قائمة ملف >> إدارة المستخدمين)
قم بإدخال رقم المستخدم واسم المستخدم وكلمة المرور, ثم تأكيد كلمة المرور مرة أخرى وما هو مستوى المستخدم الوظيفي. (ضمن هذه النافذة هناك خيار تعليمات؟ أسفل الشاشة والذي يتضمن شرح عن خيارات النافذة جميعها)
وللتحكم في صلاحيات المستخدمين يجب ذلك من خلال المستخدم “الأدمن”
ثم من قائمة (خيارات عامة) الظاهرة أسفل النافذة قم باختيار صلاحيات المستخدم مثل إمكانية إظهار ملخص مبيعات اليوم أو إمكانية تعديل السعر في نافذة مبيعات نقطة كما هو موضح في الصورة السابقة, أو تحديد كافة الصلاحيات أو منعه منها.
ومن قائمة (قيم افتراضية) يمكنك القيام بتحديد المخزن الافتراضي, أو إذا كنت تود حجب المستخدم عن حسابات أو مخازن معينة أو أصناف أو عملاء آجلي الدفع. ومن هذه النافذة يمكن اختيار إمكانية تعديل الفواتير خلال كم يوم مثلاً 5 كما هو موضح في الصورة ثم اضغط تخزين.
من قائمة (الوصول إلى النوافذ) من الممكن تحديد النوافذ التي يستطيع المستخدم الوصول إليها نقوم باختيارها, إذا كنا نريد وصوله إلى كافة النوافذ نختار كافية الخيارات.
ومن قائمة (صلاحيات الإدخال) بالإمكان التحكم بالعمليات التي يمكن للمستخدم القيام بها في كل نافذة (مثلاً إضافة – تعديل – حذف). تظهر هذه الخيارات عند النقر على كافة الصلاحيات الموجودة بجانب كل نافذة بنقرتين, مثلا للتحكم بإدخال القيد المركب من قبل المستخدم نضغط بنقرتين على كافة الصلاحيات فتظهر القائمة المنسدلة الموضحة في الصورة ونختار الخيار المناسب ثم تخزين.
تقرير المستخدمين:
(الوصول إلى النافذة من خلال قائمة ملف >> تقرير المستخدمين)
نحدد التاريخ الذي نريد من خلاله تقرير مفصل عن عمليات المستخدمين وكذلك هل نود رقم قيد محدد وليكن 5 ثم إظهار, النافذة التالية, تُظهر كما نرى تقرير مفصل عن عمل المستخدم بالنسبة للقيد 5 (التاريخ والملاحظات والمدين والدائن والفرق بينهما ومن هو آخر مستخدم لهذا القيد وبأي تاريخ). وتضم النافذة عدة خيارات أخرى من خلال عدة اختصارات والظاهرة في يمين أعلى الصورة مثلأ هل نود التصدير إلى اكسل او الطباعة أو عرض التقرير على شكل مخطط بياني.
خيارات عامة: (الوصول إلى النافذة من خلال قائمة ملف >> خيارات عامة) وهي بمثابة الاعدادات العامة للبرنامج.
يظهر لدينا مربع حوار يضم عدة قوائم (الحسابات – النظام – الفواتير – التصاميم – التنبيهات – رواتب العمال)
الحسابات: وهي لربط الحسابات مع شجرة الحسابات. وتتألف من:
الحسابات التجارية: (مثل بضاعة أول المدة ورمزها)
حسابات السندات: (كل ما يخص السندات مثل الخصم المكتسب وأوراق الدفع والقبض)
حسابات التكاليف: (كالمصاريف والضرائب والاهتلاكات)
المقاسات: والتي تتضمن شكل الحسابات مثلاً ماذا نريد العنوان الأيمن والأيسر ونوع المقاس.
النظام: والتي تتألف من:
البحث والصيغ : بالإمكان تحديد طريقة البحث الافتراضي (مثلاً عند الضغط على f3 ماذا نريد أن يظهر), بالإضافة إلى الطريقة الافتراضية لترتيب نتائج البحث, وهل نريد البحث برقم الصنف مثلاً.
استيراد فواتير: يمكننا معرفة كافة التفاصيل المتعلقة باستيراد الفواتير من قاعدة بيانات أخرى نحدد مخدم الشبكة وقاعدة البيانات واسم المستخدم وكلمة المرور, كما نستطيع تحديد بعض الخيارات الأخرى مثلاً(إمكانية تصدير القيود إلى مخدم بعيد, أو عند استيراد ملف حسابات أو أصناف نود تحديثه)
قيم افتراضية: نحدد مفاتيح الحركة مثلاً نظام ويندوز, وتذييلة كشف حساب كيف نريد أن تكون, أو مثلاً هل تريد تفعيل خاصية عدم الانتقال إلى قيد جديد عند تخزين سند قيد؟ وغيرها من التفاصيل كما هو موضح في النافذة.
خيارات النظام: مثل هل نود تفعيل خاصية إرسال رسائل قصيرة للعملاء أم لا, واعتماد نظام المحاسبة اللامركزية للفروع. كما يتضمن أيضاً خيارات التحديث (هل نريد عدم التحديث أبداً أوالتحديث من الشبكة المحلية أومن خلال شبكة الانترنت) وخيارات دليل الحسابات(عربي أم إنكليزي أم اللغتين معاً)
الفواتير: تضم هذه القائمة عدة خيارات:
الأصناف: نختار منها سعر البيع للأصناف التي نود إضافتها سعر جملة أوسعر التصدير مثلاً, وبالتالي يظهر في فاتورة المبيعات مثلا قد تم بيع الصنف بسعر الجملة. يتضمن هذا الخيار أيضاً طريقة خصم الأصناف نسبة مئوية مثلاً, وكيفية معالجة الخصم الإضافي, أين اود تخزين صور الأصناف نحدد مسار المجلد.
تخزين الفواتير: فتمكننا مثلاً من وضع نسبة القيمة المضافة ومصدرها وشكل سند القيد الناتج, و كذلك إمكانية تفعيل أو إلغاء بعض الخيارات(كعدم السماح بالبيع بأقل من سعر التكلفة, أو عدم السماح بالبيع مع رصيد سالب أي إذا كان الصنف انتهت كميته من المخزن, أو تحميل مصاريف البضاعة على التكلفة) وغيرها.
نقط البيع: نحدد اسم نقطة البيع وطريقة إدخال المواد وطريقة تغيير اليوم بين نقاط البيع مثلاً تلقائياً عند الساعة 1 ينتقل لنقطة البيع الأخرى, هل تريد تقريب الكسور أم لا.
فواتير خاصة: تمكنّنا من معالجة تاريخ الصلاحية مثلاً التنبيه عند اقتراب نهاية صلاحية صنف ما, فضلاً عن حقل المقاس المعتمد وغيرها.
خصائص الطباعة: نحدد التصاميم الخاصة لكل نقطة بيع والترويسة والتذييلة, وتوليد ال QRعند طباعة فاتورة مبيعات.
عروض وطلبات: إذا أردت أن تقدم عرض خاص على صنف ما, نعرف العرض ونسبة الخصم وتاريخ بداية ونهاية العرض وهل نريد تفعليه أم لا. وفئات الخصم لبعض الأصناف للعملاء وغيرها.
التصاميم: أي اختيار التصميم الذي قمت بتنسيقه من خلال نافذة تصميم المطبوعات, تتضمن هذه القائمة مايلي:
تصاميم الفواتير: التصاميم التي تريد للفواتير أن تظهر بها, مثلاً تصميم فاتورة مشتريات(فاتورة مشتريات ضريبية) وكافة الخيارات موضحة من خلال السهم الصغير المجاور لكل مربع حوار.
تصاميم المذكرات: التصاميم التي تريد للمذكرات أن تظهر بها, مثلاً مذكرة طلب شراء (فاتورة مشتريات) وكافة الخيارات موضحة من خلال السهم الصغير المجاور لكل مربع حوار.
تصاميم الأوراق المالية: التصاميم التي تريد للأوراق المالية أن تظهر بها, مثلاً سند قبض\نقدي (سند قبض نقدي) وكافة الخيارات موضحة من خلال السهم الصغير المجاور لكل مربع حوار.
تصاميم القيود: التصاميم التي تريد للقيود أن تظهر بها, مثلاً حركة الصندوق (حركة الصندوق اليومية) وكافة الخيارات موضحة من خلال السهم الصغير المجاور لكل مربع حوار.
تعريف المنشأة: للقيام بتعريف منشأتك, قم بإضافة اسمها العربي والاجنبي والرقم الضريبي الخاص بها والعنوان والسجل التجاري وصندوق البريد وكافة المعلومات الموضحة.
التنبيهات: هناك نوعين من التنبيهات:
عند التخزين: يتم هنا التحكم بالرسائل التي تظهر للمستخدم عند القيام بعملية معينة ويريد تخزينها مثل التعديل والحذف والإضافة أو عندما تكون فاتورة البيع خاسرة وغيرها.
عند تسجيل الدخول: يتم هنا التحكم بالرسائل التي تظهر للمستخدم عند تسجيل الدخول, مثلاً تنبيه عند انتهاء الصلاحية قبل 5 يوم وهكذا بالنسبة لبقية الخيارات.
رواتب العمال: تتضمن الفروع والمعارض إذا كان لديك أكثر من فرع فقم بإدخالهم, وملف الرواتب الخاص بكل قاعدة بيانات والسلف التي قاموا العمال بسحبها.
تصميم المطبوعات:
(الوصول إلى النافذة من خلال قائمة ملف >> تصميم المطبوعات)
للمستخدم خيار التصميم الخاص به, من خلال مربع حوار التصميم الموجود أعلى يسار النافذة حدد ما الذي تود تصميمه فاتورة المشتريات مثلا أو أي مطبوعة أخرى في البرنامج, نحدد الحقول الباركود, النص التذييلات وكافة التفاصيل الموجودة ضمن المطبوعات بالتصميم الذي نريد, نحدد مثلاً لون ترويسة الصفحة وارتفاعها وكذلك تذييلة الصفحة, وهناك الكثير من الخيارات المتاحة في هذه النافذة.
تصميم لصاقات الباركود:
(الوصول إلى النافذة من خلال قائمة ملف >> تصميم لصاقات الباركود)
في برنامج ألفا سوفت للمحاسبة يمكنك اختيار تصميم محدد للصاقات الباركود التي تود نسبها لمنتج معين ووضعها بالفواتير المتعلقة به.
تعريف الفنادق:
(الوصول إلى النافذة من خلال قائمة ملف >> تعريف الفنادق)
إذا كان لديك فندق تريد ربط البرنامج الخاص به والمقدم من الفا سوفت مع البرنامج المحاسبي فيمكنك القيام بتعريفه من خلال هذا الخيار. ضع اسم الفندق ومخدم الشبكة وكافة الخيارات الأخرى الموضحة في النافذة.
إنهاء البرنامج:
(الوصول إلى النافذة من خلال قائمة ملف >> إنهاء البرنامج)
للقيام بالخروج من البرنامج تظهر النافذة الأولى تنبيه بتأكيد الانهاء, النافذة الثانية هل نود إرسال نسخة احتياطية للبريد الالكتروني المحدد مسبقاً أم لا.
كما يمكن إنهاء تشغيل البرنامج باستخدام زر الإغلاق الموجود في شريط العنوان وستظهر التفاصيل نفسها.